برای رزرو نوبت در ربات بله، در روبیتو یک فرم بسازید و پرسشی از نوع «رزرو نوبت» به آن اضافه کنید. تاریخ، ساعت کاری، مدت و ظرفیت هر نوبت را تعیین کنید و فرم را به دکمهٔ منوی ربات وصل کنید. کاربر در بله اطلاعاتش را وارد میکند و از زمان‌های خالی انتخاب میکند؛ نوبت پس از تکمیل کل فرم قطعی میشود.
در این آموزش یک مسیر نمونه برای رزرو جلسهٔ آشنایی با خدمات می‌سازیم. خروجی چنین خواهد بود:
شروع ربات ← دکمهٔ «رزرو جلسه» ← اطلاعات مشتری ← انتخاب زمان خالی ← تکمیل فرم و ثبت نوبت
این راهنما رزرو با ظرفیت را آموزش می‌دهد. پرداخت، همگام‌سازی با تقویم بیرونی و یادآوری خودکار را در این مسیر تنظیم نمی‌کنیم.
پیش‌نیازهای ساخت سیستم نوبت‌دهی در روبیتو
ربات بله باید به روبیتو متصل باشد و در پنل، همان ربات را انتخاب کرده باشید. برای یادگیری از ربات آزمایشی استفاده کنید تا رزروهای واقعی کسب‌وکارتان با نمونه‌ها مخلوط نشوند.
برنامهٔ نمونهٔ ما این است:
تنظیم | مقدار نمونه |
|---|---|
عنوان خدمت | جلسهٔ آشنایی با خدمات |
تاریخ | یک روز آینده به انتخاب شما |
ساعت کاری | ۰۹:۰۰ تا ۱۱:۰۰ |
مدت هر نوبت | ۳۰ دقیقه |
ظرفیت هر نوبت | ۱ نفر |
نتیجه | چهار بازهٔ قابل رزرو |
ساعت‌ها در تنظیمات فعلی بر اساس زمان تهران هستند. تاریخ و بازه‌ای انتخاب کنید که هنگام آزمون هنوز در آینده باشد.
برای یک منبع مشترک، مانند یک کارشناس یا یک اتاق، ظرفیت فرمها را مستقل فرض کنید. دو فرم جدا با ساعت یکسان، به‌صورت خودکار ظرفیت مشترک ندارند. در مثال ما یک خدمت و یک فرم داریم.
مرحلهٔ ۱: بخش رزرو جلسه را بسازید
۱. از منوی پنل وارد «توسعه ربات» شوید. ۲. «افزودن جریان» را بزنید. ۳. در تب «پیام و دکمه‌ها»، زیر «این بخش چطور باز شود؟»، گزینهٔ «فقط با دکمه» را انتخاب کنید. ۴. در «نام بخش» بنویسید: رزرو جلسه آشنایی. ۵. در بخش دسترسی، «همه کاربران» را انتخاب کنید. ۶. در «متن پیام» متن زیر را وارد کنید:
برای رزرو جلسهٔ آشنایی با خدمات، اطلاعات تماس را وارد کنید و از میان زمان‌های خالی انتخاب کنید.
نوبت پس از تکمیل همهٔ پرسش‌های فرم ثبت میشود. لطفاً تاریخ و ساعت انتخابی را پیش از پایان بررسی کنید.
نام بخش برای مدیریت شما در نقشه استفاده میشود. مشتری «متن پیام» و پرسش‌هایی را می‌بیند که در ادامه تنظیم میکنید.
پنجره را باز نگه دارید تا فرم را داخل همین بخش آماده کنیم.
مرحلهٔ ۲: فرم را فعال و پرسش‌ها را اضافه کنید
تب «فرم دریافت اطلاعات» را باز کنید و «فعال‌سازی فرم» را بزنید.
در «تنظیمات فرم»، گزینهٔ «هر کاربر فقط یکبار فرم را تکمیل کند» را خاموش نگه دارید. روشن‌کردن آن برای فرم رزرو پذیرفته نمیشود؛ کاربر باید پس از لغو یا پایان نوبت، امکان رزرو دوباره داشته باشد.
خاموش‌بودن این گزینه به معنی گرفتن چند نوبت همزمان نیست. هر کاربر در همین فرم فقط یک نوبت فعال خواهد داشت.
در «فیلدهای فرم»، با «افزودن فیلد» این پرسش‌ها را بسازید:
ترتیب | عنوان پرسش | نوع پاسخ | پاسخ الزامی |
|---|---|---|---|
۱ | نام و نام خانوادگی | متن کوتاه | بله |
۲ | شماره تماس برای هماهنگی | شماره تلفن | بله |
۳ | موضوع یا توضیح شما | متن بلند | خیر |
۴ | زمان جلسه را انتخاب کنید | رزرو نوبت | بله |
برای شمارهٔ دستی، نوع «شماره تلفن» را انتخاب کنید. گزینهٔ «شماره تلفن بله» روش جداگانه‌ای برای دریافت شمارهٔ حساب بله دارد.
در هر فرم فقط یک فیلد «رزرو نوبت» قرار دهید. اگر چند خدمت دارید، ابتدا برنامهٔ زمانی و منابع مشترکشان را مشخص کنید و بعد مسیرهای مربوط را طراحی کنید.
مرحلهٔ ۳: تاریخ، ساعت و ظرفیت نوبتها را تعیین کنید
پرسش «زمان جلسه را انتخاب کنید» را باز کنید. با انتخاب نوع «رزرو نوبت»، قسمت «زمان‌های قابل رزرو» ظاهر میشود.
این کادرها را تکمیل کنید:
«تاریخ مراجعه»: یک روز آینده از تقویم انتخاب کنید.
«شروع کار»:
09:00«پایان کار»:
11:00«مدت هر نوبت (دقیقه)»:
30«ظرفیت هر نوبت»:
1
سپس «افزودن زمانها» را بزنید. چهار بازه باید در فهرست ساخته شوند:
شروع | پایان | ظرفیت نمونه |
|---|---|---|
۰۹:۰۰ | ۰۹:۳۰ | ۱ |
۰۹:۳۰ | ۱۰:۰۰ | ۱ |
۱۰:۰۰ | ۱۰:۳۰ | ۱ |
۱۰:۳۰ | ۱۱:۰۰ | ۱ |
واردکردن عددها بدون زدن «افزودن زمانها»، فهرست نوبتها را ایجاد نمیکند. پیش از ادامه، وجود زمان‌های ساخته‌شده را زیر همان قسمت بررسی کنید.
برای روز دیگر یا بازهٔ بعد از استراحت، اطلاعات تازه را وارد و دوباره «افزودن زمانها» را بزنید. بازه‌ها نباید هم‌پوشانی داشته باشند و طول بازهٔ کاری باید به نوبت‌های کامل تقسیم شود؛ مثلاً دو ساعت با نوبت نیم‌ساعته، چهار بازهٔ کامل می‌سازد.
در تنظیمات فعلی، شروع بازه باید در آینده و حداکثر یک سال بعد باشد. اگر برای امروز تنظیم میکنید، ساعت گذشته را انتخاب نکنید.
مرحلهٔ ۴: پیام پایان و اعلان را آماده کنید
در تنظیمات فرم، «ارسال اعلان به مدیران» را متناسب با نیازتان قرار دهید. اگر مدیران ربات را تنظیم نکرده‌اید، ابتدا می‌توانید ثبت در پنل را آزمایش و بعد اعلان را فعال کنید.
در «پیام تأیید ثبت»، متن زیر را وارد کنید:
رزرو شما ثبت شد.
برای مشاهدهٔ نوبت فعال، فرمان /reservations را در همین گفت‌وگو
بفرستید.
اگر می‌خواهید زمان را تغییر دهید، پیش از شروع نوبت، رزرو فعلی را
لغو و دوباره فرم را تکمیل کنید.
در «بعد از ثبت فرم»، «بخش بعدی» را برای این مثال روی «پایان فرم؛ بدون بخش بعدی» نگه دارید تا گفتگو پس از پیام ثبت به بخش دیگری نرود.
اکنون «ذخیره جریان» را بزنید.
فرمان /reservations از قبل برای دیدن نوبت‌های کاربر اختصاص دارد. برای آن یک جریان فرمانی جدا نسازید.
مرحلهٔ ۵: دکمهٔ رزرو را به منوی شروع وصل کنید
در نقشهٔ «توسعه ربات»، بخشی را که فرمان /start دارد پیدا کنید و «ویرایش بخش» را بزنید.
در تب «پیام و دکمه‌ها»، از قسمت «دکمه‌های زیر پیام» یک دکمه اضافه کنید:
تنظیم | مقدار |
|---|---|
متن دکمه | رزرو جلسه |
با زدن دکمه چه شود؟ | رفتن به بخش دیگر ربات |
بخش مقصد | رزرو جلسه آشنایی |
اگر بخش هنوز دکمه ندارد، «افزودن اولین دکمه» را بزنید؛ در غیر این صورت از «افزودن دکمه» استفاده کنید. سپس «ذخیره جریان» را بزنید.
اگر فرمان شروع از قبل وجود دارد، همان بخش را ویرایش کنید. اگر ربات هنوز بخش شروع ندارد، از «افزودن جریان»، روش «با فرمان» را با فرمان /start بسازید و دکمه را در آن قرار دهید. دکمه‌های فعلی ربات کاری را بدون نیاز حذف نکنید.
مرحلهٔ ۶: مسیر را در پیشنمایش بررسی کنید
از فلش کنار «افزودن جریان»، «پیشنمایش ربات» را باز کنید.
از شروع گفتگو، «رزرو جلسه» را بزنید و نام، شماره، توضیح و انتخاب زمان را تا انتها امتحان کنید. بررسی کنید که عنوان پرسش‌ها روشن است، توضیح اختیاری واقعاً اختیاری است و زمان موردنظر را می‌توانید انتخاب کنید.
پیشنمایش، نوبت، پاسخ یا اعلان واقعی ثبت نمیکند. بنابراین برای بررسی اشغال ظرفیت و مشاهدهٔ رزرو در پنل، باید آزمون بعدی را داخل بله انجام دهید.
اگر پس از ساخت تنظیمات، آزمون را به روز دیگری موکول کرده‌اید، آینده‌بودن زمانها را دوباره بررسی کنید.
مرحلهٔ ۷: یک نوبت واقعی آزمایشی در بله ثبت کنید
ربات آزمایشی را در گفتوگوی خصوصی بله باز کنید و /start بفرستید.
۱. «رزرو جلسه» را انتخاب کنید. ۲. پرسش‌های اطلاعات تماس را پاسخ دهید. ۳. روز و یکی از زمان‌های خالی را انتخاب کنید. ۴. فرم را تا پایان تکمیل کنید. ۵. پیام ثبت را بررسی کنید. ۶. در همان گفتگو /reservations بفرستید و نوبت فعال را ببینید.
انتخاب زمان، پیش از تکمیل فرم، رزرو قطعی ایجاد نمیکند. اگر در فاصلهٔ انتخاب تا پایان، ظرفیت پر شود، کاربر باید زمان دیگری انتخاب کند. به همین دلیل، پایان موفق فرم را ملاک ثبت قرار دهید.
در پنل همان ربات وارد «پاسخها و سفارشها» شوید و تب «پاسخ فرمها» را باز کنید. پاسخ فرم «رزرو جلسه آشنایی» را پیدا و جزئیات اطلاعات و نوبت را بررسی کنید.
برای کنترل ظرفیت یک‌نفره، در صورت دسترسی با حساب آزمایشی دوم وارد همین فرم شوید و فهرست زمانها را تازه باز کنید. بازهٔ پرشده نباید به‌عنوان زمان خالی قابل انتخاب باشد. برای این بررسی لازم نیست حساب دوم نوبت دیگری ثبت کند.
مرحلهٔ ۸: لغو نوبت از داخل بله را آزمایش کنید
لغو نوبت تا پیش از زمان شروع آن امکان‌پذیر است. از همان حسابی که رزرو را ثبت کرده:
۱. /reservations را در گفتوگوی خصوصی ربات بفرستید. ۲. در پیام نوبت، «لغو نوبت» را بزنید. ۳. تاریخ و ساعت را در پیام تأیید بررسی کنید. ۴. «بله، لغو نوبت» را انتخاب کنید. اگر منصرف شدید، «نگه‌داشتن نوبت» را بزنید. ۵. پس از پیام لغو، فرم را دوباره باز کنید و زمان‌های خالی را بررسی کنید.
با لغو موفق، ظرفیت آزاد میشود. اگر شروع آن بازه هنوز در آینده باشد و ظرفیتش را شخص دیگری نگرفته باشد، دوباره قابل انتخاب است.
برای جابه‌جایی نوبت در این مسیر، ابتدا نوبت قبلی را لغو و سپس فرم را برای زمان جدید تکمیل کنید. لازم نیست برای گرفتن نوبت بعدی، اطلاعات کاربر یا پاسخ‌های قدیمی را حذف کنید.
مرحلهٔ ۹: لغو از پنل مدیر را بررسی کنید
برای آزمون این بخش، یک رزرو آزمایشی آینده داشته باشید.
در «پاسخها و سفارشها»، تب «پاسخ فرمها» را باز کنید و جزئیات پاسخ مربوط به نوبت را ببینید. در قسمت پاسخ رزرو، «لغو نوبت و آزادسازی ظرفیت» را بزنید و در پنجرهٔ تأیید، «لغو نوبت» را انتخاب کنید.
با لغو، ظرفیت آزاد میشود و اطلاع‌رسانی مربوط به کاربر انجام میشود. وضعیت ثبت را در پنل و پیام را در بله بررسی کنید؛ دریافت پیام هم به امکان ارسال و دریافت در بله وابسته است.
برای آزادکردن ظرفیت، از عملیات لغو نوبت استفاده کنید. حذف پاسخ فرم را جایگزین لغو نکنید؛ پاسخ دارای نوبت فعال باید ابتدا از مسیر لغو رسیدگی شود.
رفع خطاهای رایج رزرو نوبت در ربات بله
فرم ذخیره نمیشود و خطای یکبار تکمیل می‌بینم
گزینهٔ «هر کاربر فقط یکبار فرم را تکمیل کند» را خاموش کنید. فرم نوبت‌دهی محدودیت یک نوبت فعال برای هر کاربر در همان فرم دارد و پس از لغو یا پایان، باید امکان رزرو مجدد باقی بماند.
هیچ زمان خالی نمایش داده نمیشود
آینده‌بودن تاریخ و ساعت، ساخته‌شدن بازه‌ها با «افزودن زمانها» و وجود ظرفیت خالی را بررسی کنید. اگر همهٔ بازه‌ها گذشته یا پر شده‌اند، زمان خالی وجود ندارد. برای دریافت فهرست تازه در بله می‌توانید از «به‌روزرسانی زمانها» استفاده کنید.
هنگام افزودن بازه خطای هم‌پوشانی یا تقسیم زمان دارم
بازهٔ جدید نباید با زمان‌های همان فرم تداخل داشته باشد. پایان باید بعد از شروع باشد و فاصلهٔ آنها به مدت هر نوبت تقسیم شود. برای مثال، بازهٔ ۰۹:۰۰ تا ۱۱:۰۰ با نوبت‌های ۳۰ دقیقه‌ای معتبر است.
یک کاربر نمی‌تواند نوبت دوم بگیرد
با /reservations وضعیت نوبت فعال او را بررسی کنید. تا زمانی که در همان فرم نوبت فعال دارد، گرفتن نوبت دیگر ممکن نیست. برای تغییر زمان، در صورت امکان نوبت قبلی را پیش از شروع لغو کنید.
بعد از پیشنمایش، رزروی در پنل نمی‌بینم
این رفتار طبیعی است. پیشنمایش ثبت واقعی انجام نمی‌دهد. آزمون نهایی را داخل بله و با تکمیل همهٔ پرسش‌های فرم انجام دهید.
نمی‌توانم زمان رزروشده را حذف یا ظرفیتش را کمتر کنم
زمان دارای رزرو فعال را نمی‌توان طوری تغییر داد که رزروهای موجود نامعتبر شوند. ابتدا رزروهای مربوط را در پنل بررسی و در صورت نیاز از مسیر لغو رسیدگی کنید؛ سپس برنامهٔ زمانها را اصلاح کنید.
نوبت یک فرم در فرم دیگر ظرفیت را کم نکرده است
ظرفیت هر فرم مستقل است. اگر چند خدمت از یک کارشناس یا اتاق مشترک استفاده میکنند، برنامه‌ریزی آن منبع را یکپارچه در نظر بگیرید؛ ساخت چند فرم با ساعت یکسان، تقویم مشترک ایجاد نمیکند.
پیش از معرفی به مشتری‌ها چه چیزی را بررسی کنید؟
یک رزرو آزمایشی را تا پایان ثبت کنید، آن را در پنل ببینید، ظرفیت را بررسی کنید و سپس لغو و رزرو دوباره را امتحان کنید. مشخصات خدمت، راه تماس و شرایط مراجعه را نیز در پیام‌ها روشن بنویسید.
با روبیتو می‌توانید این مسیر رزرو را بدون کدنویسی در ربات بله آماده کنید. جزئیات امکانات را در فرم‌ساز و رزرو نوبت روبیتو و طراحی مسیر گفتگو ببینید. پس از اطمینان از آزمون واقعی، دکمهٔ رزرو را به مخاطبان معرفی کنید.
